Vedtægter for middelalderforeningen RMM

Indhold:

1. Formål.

2. Hjemsted.

Obs: Betingelser for gennemførsel af eventen RMM

3. Optagelsesbetingelser (eksklusion).

4. Kontingent.

5. Generalforsamling.

6. Bestyrelse.

7. Regnskab.

8. Vedtægtsændringer.

9. Opløsning.

10. Problemstillinger uden for vedtægterne.

 

1. Formål

RMM har til formål at skabe et non-profit middelalder marked i Ribe, hvor autenticitet, lærerige aktiviteter og fællesskab er de vigtige grundsten. Visionen er at etablerer markedet, som en årlig tilbagevendende begivenhed d. 2. weekend i juni hvert år.

2. Hjemsted

Middelalder markedet finder sted i Ribe. 1. år på områderne: Vedels Anlæg som markeds område, Museets Ribes Vikingers haveanlæg som aktivitets område og eventuelt også markedsområde. Ribelund Festplads er aktørområde, primært til aktør parkering, aktør toilet/bad og praktiske nødvendigheder så som brænde depot og affaldscontainer. På sigt er det håbet at udvide markedet til også at omfatte kloster kirke og klosterhave og evt. med afspærring af Dagmargade. En udvidelse af markedet kan også omfatte events i den middelalderlige bykerne, Domkirken, museet osv.

Obs: Betingelser for gennemførsel af eventen RMM

Eventen bliver gennemført hvis, der kan opnås minimum 40 tilmeldte aktører inkl. børn under 18 år. Det er også en forudsætning for gennemførsel af eventen, at RMM kan skaffe de nødvendige tilladelser og sponsorering af naturalier og penge.

3. Optagelsesbetingelser (eksklusion) af medlemmer

Man optages i bestyrelsen på baggrund af formandens og andre bestyrelsesmedlemmers invitation og godkendelse. Bestyrelsens medlemmer skal opnå 100% enighed omkring nye bestyrelsesmedlemmer. Almindelige medlemmer optages umiddelbart, ved deres henvendelse og udfyldning af tilmelding, såfremt bestyrelsen ikke har nogen indvendinger. Eksklusion af bestyrelsesmedlemmer og almindelige medlemmer sker i bestyrelsen ved minimum 75% enighed i bestyrelsen. Dette sker primært på baggrund af overtrædelser af vedtægterne og retningslinjerne for RMM. Bestyrelsen har desuden ret til at ekskludere medlemmer i henhold til deres sunde fornuft, såfremt der opnås tilstrækkelig enighed.

Optagelsesbetingelser (eksklusion) af aktører: Det er kun bestyrelsen, der kan godkende aktører til deltagelse i RMM´s marked. Dette afgøres på baggrund af aktørens/gruppens udfyldning og indsendelse af RMM´s tilmeldingsblanket. Aktører godkendes enten på bestyrelsesmøde eller via korrespondance pr. mail, hvor alle bestyrelsesmedlemmer skal godkende aktøren/gruppen til deltagelse på RMM´s marked af samme navn.

4. Kontingent

Medlemskab er gratis 1. år og de efterfølgende år opkræves eventuelt et kontingent á ?? kr. årligt. Problematikken omkring kontingent, tages på i bestyrelsen i 2017, hvor der træffes afgørelse for 2017. Om nødvendigt kan der tages stilling til problematikken igen i 2018 og så fremdeles.

5. Generalforsamling

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Her kan medlemmerne mødes, blive orienteret fra bestyrelsens side, debattere og stemme om de emner som bestyrelsen vælger at bringe på dagsordenen, gerne efter forslag fra medlemmernes side, men ikke alle forslag bliver nødvendigvis taget op i forsamlingen. Et forslag på generalforsamling vedtages ved flertal på 75% hos medlemmerne samt 75% flertal hos bestyrelsen. Der kan senest indkaldes til generalforsamling 14 dage før mødet finder sted. Dette kan ske via lokal presse eller brev, og desuden altid via de oplyste mailadresser på medlemmerne. Der afholdes generalforsamling minimum en gang før RMM´s arrangement, gerne flere gange og mindst ét af disse møder skal ligge i foråret. Ønsker medlemmer at stille op til bestyrelsen, skal man fra og med 2. årlige marked have direkte tilknytning til Ribe eller være medlem af en af de aktive grupper, der tidligere har deltaget til RMM. Der kan indkaldes til ekstraordinære generalforsamlinger, af bestyrelsen og i fald 51% af medlemmerne kræver det. Til generalforsamlingen skal der minimum skal være disse punkter på dagsordenen.

1. Valg af dirigent.

2. Valg af referent.

3. Formandens/bestyrelsens beretning.

4. Fremlæggelse/godkendelse af regnskab.

5. Fastsættelse af kontingent.

6. Valg af formand, kasserer, bestyrelse, revisorer, suppleanter mv.

7. Indkomne forslag/eventuelt.

 

6. Bestyrelse

Bestyrelsen skal som minimum bestå af 2 personer. Bestyrelsen er den øverste myndighed i RMM imellem generalforsamlingerne. Regnskab og valg af kasserer/revisor: Dette skal senest afgøres internt i bestyrelsen 1 måned før RMM finder sted. Pt. Består bestyrelsen af 5 personer (Ida Andersen, Dan Høj, Gitte Røn, Preben Røn og Marianne Siig). Bestyrelsen ledes af en formand. Der kan kun optages nye bestyrelsesmedlemmer hvis alle i bestyrelsen er enige i dette.

7. Regnskab

RMM skal have en bankkonto, et cvr. nr. og en kasserer. Om muligt skal der hvert år findes en uvildig og kyndig person, til at have revisorfunktion og godkende regnskabet. Kontanter som RMM medlemmer tjener på vegne af RMM må højest være vedkommende i hænde en måned og skal sættes ind på RMM kontoen hurtigst muligt. Alle økonomiske beslutninger tages bestyrelsen i fællesskab. Hvert år ligges der budget for årets marked og efterfølgende gøres der regnskab, begge dele skal være godkendt af alle bestyrelsesmedlemmer.

8. Vedtægtsændringer

Vedtægter er ikke statiske og skal kunne ændres i takt med, at foreningen udvikler sig. Men samtidig er de fundamentet for foreningen, og det bør derfor kræve en vis eftertanke, før de ændres. Ændringer til vedtægterne kan behandles og vedtages med almindeligt på 75% flertal hos medlemmerne og 100% enighed hos bestyrelsen.

9. Opløsning af foreningen RMM

En nedlæggelse af foreningen kan ske ved at et flertal af medlemmerne og bestyrelsen vedtager dette på to på hinanden følgende generalforsamlinger. Flertallets størrelse skal være 75% både for bestyrelsen og medlemmernes side. Hvis foreningen har en formue, af en hvilken som helt størrelse, skal denne forblive i Ribe. I tilfælde af RMM´s nedlæggelse overdrages formuen til et almennyttigt formål, gerne til Borger- og udviklingscenter Ribe, eller en anden sponsor, der har støttet RMM økonomisk eller via naturalier. Formuen fordeles ikke internt i foreningen. Eventuelle genstande, der hører til foreningen via; donation eller intern udformning til brug for RMM for RMM´s midler, overdrages til Sydvestjyske Museer eller en anden kultur institution i Ribe eller i Esbjerg kommune.

10. Problemstillinger uden for vedtægterne

Uanset hvor grundigt og velovervejet man formulerer sine vedtægter, vil der altid kunne opstå situationer, hvor der er tvivl om, hvordan vedtægterne skal tolkes, eller hvor vedtægterne simpelthen ikke tager højde for problemstillingen. I de tilfælde er det næsten altid bestyrelsens opgave at tolke vedtægterne, fordi det er bestyrelsen, der fungerer som foreningens øverste myndighed mellem generalforsamlingerne. Det er også muligt for bestyrelsen at tage problemet med til afstemning og debat til en generalforsamling